Jest to szczególnie pomocne na początkowym etapie pozyskiwania zagranicznych pacjentów. Pośrednikami mogą być profesjonalne agencje zajmujące się tylko pozyskiwaniem pacjentów zagranicznych, agencje turystyczne rozszerzające swoją działalność o usługi medyczne oraz indywidualne osoby.
Profesjonalnych agencji pozyskujących pacjentów zagranicznych do polskich klinik jest już przynajmniej kilkanaście. W większości są to multibrandy czyli współpracujące z wieloma klinikami. Ich zasada działania opiera się na przedstawieniu Twojemu potencjalnemu pacjentowi ofert z kilku klinik współpracujących, dzięki czemu pacjent może wybrać ofertę dla niego najatrakcyjniejszą (cenowo lub lokalizacyjnie). Istnieją również agencje współpracujące tylko z jedną kliniką, jednak jak się zapewne domyślasz przeciągniecie ich na swoja stronę jest praktycznie niemożliwe. Ich relacje z kliniką są na tyle dobre i długie, że zmiana dostawcy usług będzie nieopłacalna i trudna (często też zabroniona umowami o współpracy). Niezależnie od rodzaju agencji działają one wg podobnego schematu – poszukują pacjentów na własny koszt, zbierają zapytania od potencjalnych pacjentów, pośredniczą w przepływie informacji, po akceptacji wstępnych warunków przez pacjenta pomagają w organizacji logistyki (transport, zakwaterowanie). Za takie pośrednictwo pobierają prowizję – najczęściej jest to 15% kwoty wydanej przez danego pacjenta w klinice. Innymi słowy pacjent nie płaci za ich pośrednictwo, lecz za samo leczenie w klinice. Z kolei klinika potem rozlicza się z pośrednikiem.
Drugim rodzajem pośrednika może być agencja turystyczna, która rozszerza swoją ofertę o usługi medyczne. Mówimy tutaj zarówno o agencjach turystycznych w Polsce jak i za granicą. Te pierwsze kierują swoją ofertę do obcokrajowców wybierających się do Polski, bądź już przebywających na urlopie w Polsce. Takie biura turystyczne mają w swojej ofercie najczęściej kilkudniowe wycieczki do atrakcyjnych zakątków Polski (np.: południowa Polska czyli Kraków, Zakopane i Wieliczka) lub jednodniowe zwiedzanie konkretnych fragmentów miasta np.: zabytki Krakowa. Biura te może nie przekonają obcokrajowca, który przyjechał wypoczywać do podjęcia leczenia tu i teraz, jednak pokazując ofertę turystyki medycznej „zasieją” w głowie potencjalnego pacjenta ziarenko ciekawości. Taki potencjalny pacjent, który nie zdawał sobie wcześniej sprawy z istnienia możliwości leczenia zagranicznego, po powrocie do domu zacznie zgłębiać wiedzę w tym temacie. Być może po kilku miesiącach lub latach kiedy podejmie decyzję o leczeniu za granicą, wybierze kierunek dla siebie już znany (bo przecież ma miłe wspomnienia z pierwszej wizyty w naszym kraju). Współpraca z polskimi biurami podróży na pewno nie przyniesie wymiernych korzyści w krótkim czasie. Może się jednak okazać dobrą inwestycją długoterminową.
Uzupełnieniem są zagraniczne agencje turystyczne zlokalizowane w kraju zamieszkania potencjalnych pacjentów. Jeżeli staramy się ściągnąć do swojej kliniki Norwegów to będą to biura norweskie, zlokalizowane w większych miastach Norwegii. Analogicznie z Niemcami, Brytyjczykami itd. Te biura turystyczne w swojej ofercie zagranicznej oprócz wakacji na plaży i dzikiego safari, promują też tzw. city breakes czyli kilkudniowe wyjazdy do ciekawych miast, najczęściej w Europie. Już teraz bardzo popularnymi destynacjami w Polsce są Gdańsk, Kraków, Wrocław. Wyjazdy te połączone ze zwiedzaniem miasta lub regionu są świetną formą spędzania wolnego czasu, odkrycia lokalnych obyczajów, kultury, kuchni. Dlaczego nie połączyć takiego wyjazdu przynajmniej z wizytą konsultacyjną w naszej klinice? Byłaby to idealna okazja do poznania naszego zespołu, sprawdzenia kliniki oraz możliwych opcji leczenia. Idealnie gdybyśmy takiemu pacjentowi mogli przedstawić już wtedy plan leczenia obejmujący kompleksowe koszty i czas trwania leczenia. Dzięki temu spotkaniu zwiększamy szanse pozyskania pacjenta ponieważ eliminujemy istotny aspekt jaki towarzyszy pacjentom zagranicznym czyli ograniczone zaufanie do kliniki oraz metod leczenia. Jest to temat bardzo trudny do osiągnięcia przez internet, a okazja do osobistego spotkania może okazać się najłatwiejszym rozwiązaniem. Taki pacjent po powrocie do domu, ma pozytywne skojarzenia z destynacją bo spędził w naszym mieście kilka przyjemnych dni, ma też pozytywne skojarzenia z naszą kliniką bo przyjęliśmy go bardzo profesjonalnie, miał okazję zobaczyć osobiście klinikę, poznać nasz zespół, porozmawiać w swoim języku (lub przynajmniej po angielsku) i rozwiać ewentualne wątpliwości. Z tych powodów właśnie warto rozważyć współpracę z zagranicznymi biurami podróży i przekonać ich do rozszerzenia swoich ofert o turystykę medyczną lub przy najmniej o uzupełnienie istniejącej oferty city breakes pakietem konsultacyjnym w naszej klinice.
Jak piszą Brytyjczycy, „last but not least” (w wolnym tłumaczeniu – ostatni ale równie istotny) będzie dotychczasowy pacjent, który jest zadowolony z usług jakie od Ciebie otrzymał. Jest on idealnym partnerem ponieważ jest świadomy jakości oraz wartości jaką oferuje Twoja klinika – miał okazję przetestować to na własnej skórze. Jest poniekąd chodzącą reklamą czyli żywym przykładem jak może wyglądać efekt końcowy leczenia. Taka osoba przekonując innych będzie opowiadała o swoich doświadczeniach, podświadomie zawsze wymieniając te najlepsze. Niestety tylko nieliczni pacjenci chcą się dzielić swoimi wspomnieniami z wizyty u dentysty, pisząc np.: opinie online, a jeszcze mniejsza grupa będzie chciała się zajmować zawodowo pozyskiwaniem pacjentów. Warto jednak próbować i pytać szczególnie tych pacjentów, z którymi dobrze Ci się współpracowało podczas ich leczenia. Ci pacjenci odpowiedzą na każde pytanie przyszłych zainteresowanych, uspokoją ich i przekonają do podjęcia lecenia – wszystko dlatego, że bardziej wierzymy swoim rodakom aniżeli obcokrajowcom. Mówimy tym samym językiem, mamy podobne problemy i obawy.
Współpraca z dotychczasowymi pacjentami może się odbywać na podobnych zasadach jak z profesjonalnymi agencjami pozyskującymi pacjentów zagranicznych, czyli na zasadzie prowizji. W umowie o współpracy warto zastrzec jednak wyłączność, gdzie partner zobowiązuje się do współpracy tylko z naszą kliniką. Dzięki temu zapewniamy sobie ścisłą współpracę i łatwiej nam będzie przekazywać know-how partnerowi. Należy pamiętać, że ta osoba będzie wymagała solidnego szkolenia – procedur, logistyki, oferty leczenia itd. Z naszej strony będzie to nie lada inwestycja czasu i wiedzy. Przed rozpoczęciem współpracy z potencjalnym partnerem należy jasno określić zasady oraz uświadomić go w tym, że podejmuje inwestycję o odroczonym terminie płatności. Często się bowiem dzieje tak, że zanim partner otrzyma pierwsze zapytania od potencjalnych pacjentów minie kilka tygodni, miesięcy. Następnie należy pamiętać, że pacjent zagraniczny do podjęcia decyzji o leczeniu za granicą potrzebuje dużo więcej czasu niż pacjent polski. Pomijając kwestie przekonania i zaufania do destynacji czy kliniki, kluczowe będą tutaj kwestie planowania np.: wykorzystania urlopu w pracy (tym razem nie na wakacje na plaży, a na leczenie) lub też całą logistykę z tym związaną czyli rezerwację przelotów i zakwaterowania (im wcześniej tym taniej). Dopiero po tym długim okresie planowania i przygotowań pacjent decyduje się na leczenie i przyjeżdża do Polski. Zatem od chwili pozyskania pacjenta do otrzymania za niego prowizji może minąć długi czas – średnio od 4 do 7 miesięcy, niejednokrotnie nawet ponad rok. Przekonując naszego dotychczasowego pacjenta do współpracy warto przypomnieć, że zagraniczni pacjenci częściej decydują się na kompleksowe leczenie co przekłada się na wyższe kwoty jakie płacą na koniec w klinice.
